Politique de confidentialité

1. Présentation

EventFit accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles.

La présente Politique de confidentialité explique quelles données nous collectons, pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons, avec qui nous pouvons les partager, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

EventFit est une plateforme française dédiée à la gestion de compétitions sportives. Elle permet notamment aux organisateurs de créer des événements, gérer les inscriptions, encaisser les paiements, organiser les heats, créer des scorecards, saisir des scores, afficher des classements en direct et communiquer avec les participants.

La présente politique s'applique aux utilisateurs du site eventfit.fr, aux participants, visiteurs, organisateurs, juges, bénévoles et plus généralement à toute personne utilisant les services EventFit.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via EventFit est :

Dans certains cas, EventFit agit en tant que responsable du traitement, par exemple pour la création de compte, la gestion de la plateforme, la sécurité, la facturation ou le support.

Dans d'autres cas, EventFit agit en tant que sous-traitant pour le compte de l'organisateur, notamment lorsque des données sont collectées dans le cadre de l'inscription à un événement créé par un organisateur. L'organisateur de l'événement reste alors responsable des données qu'il choisit de collecter auprès des participants.

3. Quelles données collectons-nous ?

EventFit peut collecter différentes catégories de données selon votre utilisation de la plateforme.

3.1 Données d'identification

• nom, prénom ;
• adresse email ;
• numéro de téléphone ;
• mot de passe chiffré ;
• photo de profil, si ajoutée ;
• nom d'équipe, nom d'affichage ;
• rôle utilisateur : organisateur, participant, juge, bénévole ou administrateur.

3.2 Données liées aux inscriptions

• événement sélectionné ;
• catégorie ou division, équipe, numéro de dossard ;
• informations de licence sportive, si demandées ;
• certificat médical, si demandé par l'organisateur ;
• autorisation parentale, si nécessaire ;
• réponses aux questions personnalisées de l'organisateur ;
• choix de taille de t-shirt ou options similaires ;
• commentaires ou informations complémentaires fournis lors de l'inscription.

Les données demandées peuvent varier selon l'événement et selon les choix de l'organisateur.

3.3 Données sportives et de classement

• scores, temps, charges, distances, répétitions ;
• pénalités, rangs, classements ;
• résultats par WOD, épreuve, heat ou catégorie ;
• statut de participation, absence, abandon ou disqualification ;
• historique de performance lié à l'événement.

Ces données peuvent être rendues visibles publiquement si l'organisateur active un classement public.

3.4 Données de paiement

Lorsque vous payez une inscription via EventFit, certaines données de paiement sont traitées par notre prestataire de paiement, notamment Stripe. EventFit ne stocke pas vos données complètes de carte bancaire.

Nous pouvons toutefois conserver :

• identifiant de transaction ;
• montant payé, devise, date du paiement ;
• statut du paiement ;
• référence de commande ;
• facture ou justificatif ;
• informations nécessaires au suivi comptable.

3.5 Données techniques

• adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, appareil utilisé ;
• pages consultées ;
• date et heure de connexion, durée de session ;
• actions réalisées sur la plateforme ;
• logs techniques, données de sécurité ;
• cookies ou traceurs, selon vos choix.

3.6 Données de communication

• contenu de vos messages ;
• historique des échanges ;
• demandes de support, signalements ;
• préférences de communication ;
• consentement ou opposition aux communications marketing.

3.7 Données fournies par des tiers

Certaines données peuvent être transmises à EventFit par :

• un organisateur ;
• un capitaine d'équipe ;
• un juge ou un responsable d'événement ;
• un prestataire technique ;
• un service de paiement ;
• une plateforme partenaire, si une intégration est activée.

Par exemple, un capitaine d'équipe peut inscrire plusieurs membres et renseigner leurs informations.

4. Pourquoi collectons-nous vos données ?

4.1 Fourniture du service

• créer et gérer votre compte ;
• permettre votre inscription à un événement ;
• gérer les paiements ;
• générer les confirmations d'inscription ;
• permettre aux organisateurs de gérer leur compétition ;
• permettre aux juges de saisir les scores ;
• afficher les classements ;
• générer des documents PDF ;
• gérer les plannings, heats et catégories ;
• assurer l'accès à votre espace utilisateur.

4.2 Gestion des événements

• identifier les participants ;
• constituer les équipes ;
• créer les séries ou heats ;
• attribuer des dossards ;
• suivre les résultats, publier les classements ;
• communiquer les horaires ;
• gérer les absences ou abandons ;
• transmettre des informations pratiques liées à l'événement.

4.3 Paiement et facturation

• encaisser les frais d'inscription ;
• confirmer un paiement, traiter un remboursement ;
• gérer une contestation bancaire ;
• éditer une facture ;
• respecter nos obligations comptables et fiscales.

4.4 Communication

• email de confirmation ;
• information d'une modification liée à un événement ;
• réponse à vos demandes ;
• notifications de service ;
• communication en cas de problème sur votre compte.

4.5 Sécurité et prévention de la fraude

• sécuriser la plateforme ;
• détecter les connexions suspectes ;
• prévenir les abus ;
• protéger les comptes utilisateurs ;
• lutter contre la fraude ;
• conserver des preuves en cas de litige ;
• assurer la traçabilité des actions importantes.

4.6 Amélioration de la plateforme

• améliorer l'expérience utilisateur ;
• corriger des bugs ;
• mesurer l'utilisation des fonctionnalités ;
• optimiser les performances ;
• développer de nouveaux outils ;
• produire des statistiques agrégées.

4.7 Marketing et prospection

Avec votre consentement lorsque celui-ci est requis, nous pouvons vous envoyer :

• des actualités EventFit ;
• des informations sur de nouvelles fonctionnalités ;
• des offres commerciales ;
• des contenus liés à l'organisation de compétitions ;
• des communications partenaires, si vous les avez acceptées.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.

5. Bases légales du traitement

Conformément au RGPD, chaque traitement repose sur une base légale. EventFit peut traiter vos données sur les bases suivantes :

5.1 Exécution d'un contrat

Lorsque le traitement est nécessaire pour fournir les services EventFit, gérer votre compte, traiter une inscription ou exécuter une commande.

5.2 Consentement

Lorsque vous acceptez explicitement certains traitements, par exemple : inscription à une newsletter, cookies non essentiels, communications marketing, publication de certaines informations optionnelles. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

5.3 Obligation légale

Lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale, comptable, fiscale ou réglementaire.

5.4 Intérêt légitime

Lorsque le traitement est nécessaire à l'intérêt légitime d'EventFit, notamment pour sécuriser la plateforme, prévenir la fraude, améliorer les services, gérer les litiges, assurer le support utilisateur ou mesurer l'audience de manière raisonnable.

5.5 Intérêt vital ou mission de sécurité

Dans certains cas exceptionnels, certaines données peuvent être utilisées pour protéger la sécurité d'une personne, notamment en cas d'incident grave sur un événement.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

EventFit ne vend pas vos données personnelles. Vos données peuvent toutefois être transmises aux destinataires suivants lorsque cela est nécessaire.

6.1 Organisateurs d'événements

Lorsque vous vous inscrivez à un événement, vos données sont transmises à l'organisateur concerné afin qu'il puisse gérer votre inscription, votre participation, les catégories, heats, scores, classements, la communication liée à l'événement et les éventuels remboursements ou litiges. L'organisateur est responsable de l'utilisation qu'il fait des données reçues.

6.2 Membres de l'équipe d'organisation

Selon les droits définis par l'organisateur, certaines données peuvent être accessibles à :

• administrateurs de l'événement ;
• juges, head judges ;
• bénévoles ;
• responsables d'accueil, planning ou scoring.

Ces accès sont limités aux besoins de gestion de l'événement.

6.3 Prestataires techniques

EventFit peut faire appel à des prestataires pour : l'hébergement, l'envoi d'emails, le paiement en ligne, la sécurité, la sauvegarde, l'analyse d'audience, le support technique et la génération de documents. Ces prestataires n'ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à leur mission.

6.4 Prestataires de paiement

Les paiements sont traités par des prestataires sécurisés, notamment Stripe. Ces prestataires peuvent traiter certaines données nécessaires au paiement, à la lutte contre la fraude, aux remboursements et aux obligations réglementaires.

6.5 Autorités administratives ou judiciaires

EventFit peut être amené à transmettre certaines données si la loi l'exige ou en cas de demande légitime d'une autorité compétente.

6.6 Transfert d'activité

En cas de cession, fusion, acquisition, restructuration ou transfert d'activité, certaines données peuvent être transférées au repreneur, dans le respect de la réglementation applicable.

7. Données visibles publiquement

Certaines informations peuvent être visibles publiquement selon les paramètres de l'événement, notamment : nom du participant, nom d'équipe, catégorie, numéro de dossard, classement, scores, temps, rang, résultats par épreuve, statut sportif (qualifié, non qualifié, absent, abandon, disqualifié).

Ces informations sont nécessaires au fonctionnement normal d'une compétition sportive. L'organisateur peut décider de rendre certains classements publics ou privés.

8. Durée de conservation des données

EventFit conserve vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. À titre indicatif :

• Compte client athlète / bénévole : pendant la durée d'existence du compte. Anonymisation automatique après 7 mois d'inactivité (avec email d'avertissement 30 jours avant).
• Données d'inscription : pendant la durée nécessaire à la gestion de l'événement, puis archivage ;
• Données de paiement et facturation : durée légale comptable applicable ;
• Données de support : durée nécessaire au traitement de la demande ;
• Données de connexion : durée limitée à des fins de sécurité ;
• Données marketing : jusqu'au retrait du consentement ou désinscription ;
• Données liées à un litige : durée nécessaire à la défense des droits d'EventFit ou de l'organisateur.

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsqu'une obligation légale l'impose. Les résultats sportifs peuvent rester accessibles ou archivés, sauf demande légitime contraire.

9. Sécurité des données

EventFit met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, destruction, altération, divulgation ou utilisation frauduleuse.

Ces mesures incluent notamment :

• chiffrement des mots de passe (bcrypt) ;
• connexions sécurisées HTTPS ;
• contrôle des accès et restrictions par rôles ;
• sauvegardes ;
• journalisation des actions importantes ;
• sécurisation des serveurs et mises à jour régulières.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. Vous êtes également responsable de la confidentialité de vos identifiants.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit d'effacement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer votre consentement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter EventFit à l'adresse : eventfit@izofit.com.

Une preuve d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable. EventFit répondra dans un délai maximum d'un mois, sauf demande complexe ou nombre important de demandes.

11. Données collectées pour le compte d'un organisateur

Lorsque vous vous inscrivez à un événement, certaines données sont collectées pour le compte de l'organisateur. Dans ce cas, l'organisateur détermine notamment : les informations demandées, les critères d'inscription, les documents exigés, les catégories, les règles de participation, la politique de remboursement, la visibilité des classements et les communications envoyées aux participants.

Pour toute question relative aux données collectées spécifiquement par un organisateur, vous pouvez contacter directement l'organisateur concerné. EventFit peut toutefois vous assister dans la transmission ou le traitement de votre demande lorsque cela est possible.

12. Mineurs

EventFit peut être utilisé pour inscrire des personnes mineures à certains événements, si l'organisateur l'autorise. Dans ce cas, l'inscription doit être effectuée par le représentant légal ou avec son autorisation.

Des données concernant un mineur peuvent être collectées, notamment :

• nom, prénom ;
• date de naissance, catégorie d'âge ;
• coordonnées du représentant légal ;
• autorisation parentale ;
• informations nécessaires à la participation.

Ces données sont utilisées uniquement pour la gestion de l'événement et la sécurité du participant. Le représentant légal peut exercer les droits du mineur en contactant EventFit ou l'organisateur concerné.

13. Cookies et traceurs

EventFit peut utiliser des cookies ou technologies similaires pour :

• assurer le fonctionnement du site ;
• maintenir votre session ouverte ;
• sécuriser votre compte ;
• mémoriser vos préférences ;
• mesurer l'audience ;
• améliorer l'expérience utilisateur.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne nécessitent pas votre consentement. Les cookies non essentiels, notamment analytiques ou marketing, sont soumis à votre consentement lorsque la loi l'exige.

Vous pouvez modifier vos préférences cookies à tout moment via le bandeau ou le module prévu à cet effet.

14. Communications email

14.1 Emails nécessaires au service

Indispensables au fonctionnement de la plateforme : confirmation de compte, confirmation d'inscription, reçu de paiement, informations importantes sur un événement, réinitialisation de mot de passe, sécurité du compte, modification ou annulation d'un événement, information liée à un remboursement.

Vous ne pouvez pas vous désinscrire de ces emails tant que vous utilisez les services concernés.

14.2 Emails marketing

Les emails marketing ou newsletters ne sont envoyés que si vous les avez acceptés ou lorsque la réglementation l'autorise. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien présent dans les emails ou depuis votre compte.

14.3 Emails envoyés par les organisateurs

Les organisateurs peuvent utiliser EventFit pour communiquer avec les participants inscrits à leurs événements. Ces communications relèvent de leur responsabilité.

15. Transfert des données hors Union européenne

EventFit privilégie, lorsque cela est possible, des prestataires situés dans l'Union européenne ou offrant des garanties conformes au RGPD. L'hébergement principal d'EventFit est assuré par Hetzner Online GmbH en Allemagne (Union européenne).

Si certaines données sont transférées hors de l'Union européenne, EventFit veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place : décision d'adéquation, clauses contractuelles types de la Commission européenne, mesures de sécurité complémentaires, engagements contractuels du prestataire.

16. Applications, intégrations et services tiers

EventFit peut proposer des intégrations avec des services tiers, par exemple : prestataires de paiement (Stripe), outils d'emailing, services d'hébergement, outils d'analyse, réseaux sociaux, API ou webhooks.

Lorsque vous utilisez ces services tiers, leurs propres politiques de confidentialité peuvent également s'appliquer. EventFit n'est pas responsable des traitements réalisés directement par ces tiers pour leur propre compte.

17. Liens vers des sites tiers

Le site EventFit peut contenir des liens vers des sites tiers, notamment les sites d'organisateurs, partenaires, réseaux sociaux ou prestataires. La présente politique ne s'applique pas à ces sites tiers. Nous vous invitons à consulter leur propre politique de confidentialité.

18. Décisions automatisées

EventFit ne prend pas de décision produisant des effets juridiques significatifs sur les utilisateurs sur la seule base d'un traitement automatisé.

Certaines fonctionnalités peuvent toutefois automatiser des calculs sportifs, classements, scores ou tris selon les règles définies par l'organisateur. Ces calculs relèvent de la logique sportive paramétrée dans l'événement.

19. Réclamations

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez contacter EventFit à l'adresse : eventfit@izofit.com.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL :

20. Modification de la politique de confidentialité

EventFit peut modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en cas d'évolution de la plateforme, des services proposés, de la réglementation, des prestataires utilisés ou des traitements de données réalisés.

En cas de modification importante, EventFit pourra vous en informer par email, notification ou affichage sur la plateforme. La date d'entrée en vigueur sera mise à jour en conséquence.

21. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter EventFit :